با تفویض اختیار موفقیت تیمتان را تضمین کنید

کد خبر 15313 - 1392 12 | تاریخ: 1000 روز پیش-1392/12/25 | ساعت: 19:38

آيا تاکنون احساس تنش و حجم کاری‌ای بيش از ظرفيت داشته‌ايد؟ يا درجا زدن در زندگی حرفه‌ای و کاری خود به دليل کار زياد را لمس کرده‌ايد؟ اگر چنين باشد ممکن است نياز به تقويت و بهبود مهارت‌های تفويض اختيار داشته باشيد.
اگر بخواهيد کارهای خود را به تنهايي انجام دهيد، حتی اگر سخت و تمام‌وقت کار کنيد، به‌طور يقين در انجام آنها دچار محدوديت خواهيد شد و تنها قادر خواهيد بود تعداد معدودی از وظايف را در ساعات محدود يک روز کاری به پايان برسانيد. نکته ديگر آنکه، تعداد افرادی که بتوانند به شما در انجام کارها کمک کنند اندک است و به همين دليل شانس موفقيت شما در کمک گرفتن از ديگران پايين است.
يکی از رايج‌ترين راه‌های غلبه برای اين محدوديت‌ها، استفاده از ابزار تفويض اختيار به ديگران است. اگر بتوانيد توانايي استفاده از اين ابزار را به‌دست آوريد، قادر خواهيد بود به سرعت تيمی از افراد قوی را گردآوری و موفقيت خود در پاسخگويي به درخواست‌های کاری تضمين کنيد و به همين دليل است که تفويض اختيار، ابزار بسيار مهمی است و تسلط استفاده از آن برای هر مدير موفق يک الزام است!
چرا برخی افراد تفويض اختيار نمی‌کنند؟
برای درک صحيحی از چگونگی تفويض اختيار مناسب، مهم است بدانيم چرا بعضی افراد از آن اجتناب می‌کنند. پاسخ نسبتا ساده است، بسياری از افراد تفويض اختيار نمی‌کنند، چرا که بايد برای انجام آن و همراه کردن ديگران با خود سعی و تلاش زيادی انجام دهند. با اين حال راه ساده‌تری نيز وجود دارد، شما می‌توانيد با مکتوب کردن مجموعه کارهایی که قصد تفويض آنها را داريد و ليست اسامی نامزد شده برای واگذاری کارها خود را برای تفويض آماده کنيد. دو دليل کليدی برای اينکه يک فرد احتمالا شانس موفقيت بيشتری در تفويض اختيار داشته باشد، وجود دارد:
 اول، اگر شخصی توانايي هدايت يک تيم کاری را داشته باشد، شانس بيشتری برای استفاده از مهارت‌های خود برای توسعه استراتژی‌ها و توليد ايده‌های جديد خواهد داشت. در حالي‌که با انجام کار به‌صورت فردی، احتمالا در استفاده بهينه از زمان با شکست مواجه خواهد شد.
 دوم، درگير کردن افراد ديگر در کارها و پروژه‌ها به‌طور کاملا معناداری روشی برای توانمندسازی و توسعه مهارت‌های آنها است. اين به اين معنا است که در پروژه و کارهای مشابه بعدی می‌توان با اطمينان خاطر بيشتری به آنها تفويض اختيار کرد.
تفويض اختيار امکان استفاده بهينه از زمان و مهارت‌ها را مهيا می‌سازد و به افراد کمک می‌کند تا فرصتی برای رشد و توسعه و رسيدن به پتانسيل کامل به‌دست آورند.
زمان مناسب تفويض اختيار چه هنگامی است؟
management-sxchu-ok Copyزمان مناسب تفويض اختيار وقتی است که شرایط به‌صورت برنده- برنده باشد، البته اين به اين معنی نيست که شما می‌توانيد همه مسووليت‌ها را به‌صورت کامل تفويض کنيد. برای تعيين اينکه چه زمانی برای تفويض اختيار مناسب‌تر است، پنج سوال زير را از خود بپرسيد:
 آيا فرد ديگری با تخصص و اطلاعات لازم برای تکميل فعاليت مورد نظر وجود دارد؟ اساسا اين فعاليت قابليت واگذاری به شخص ديگری را دارد يا شرايط بحرانی داشته و تنها بايد توسط شما انجام شود؟
 آيا اين فعاليت فرصتی برای رشد و توسعه مهارت‌های ديگران فراهم می‌کند؟
 آيا امکان تکرار مجدد فعاليتی مشابه در آينده وجود دارد؟
 آيا فرصت کافی برای تفويض اختيار فعاليت مورد نظر وجود دارد؟
 آيا اين فعاليت بايد تفويض شود؟ یا قابل واگذاری نيستند، چرا که در بلندمدت تاثير منفی خواهند داشت. (مانند جذب و استخدام افراد کليدی که واقعا نياز به توجه جدی شخصی دارد)
اگر پاسخ شما به همه سوالاتی که ذکر شد مثبت باشد، می‌توان نتيجه گرفت فعاليت مورد نظر قابل تفويض است.
تفويض، به چه کسی و چگونه؟
پس از تصميم‌گيری به تفويض يک فعاليت بايد عوامل ديگری را نيز مد نظر قرار داد. عوامل موثر بر اينکه يک فعاليت به چه کسی تفويض شود، عبارت است از: تجربه، دانش و مهارت فردی که فعاليت به وی تفويض می‌شود. زمان و منابع لازم برای انجام آموزش‌های مورد نياز اهداف و علايق فرد مورد نظر و ميزان همسويي آن با فعاليت تفويض شده و حجم کار فعلی فرد.
چگونه تفويض اختيار کنيم؟
 با استفاده از اصول زير موفقيت واگذاری فعاليت‌ها را تضمين کنيد:
 خروجی‌های مورد نظر خود را به‌طور وضوح بيان کنيد.
 محدوديت‌ها و خطوط قرمز به‌طور شفاف مشخص کنيد. به فرد تفهيم کنيد که حدود اختيارات و مسووليت وی چه مقدار است؟ و کجا نياز است برای ادامه فعاليت از شما کسب تکليف کند؟ چه موقعی بايد راسا اقدام کند؟ چه هنگامی بايد برای شما گزارش پيشرفت انجام کار ارسال کند؟
 بر نتايج تمرکز کنيد. شايد انجام کار با روش شما بهترین رویکرد نباشد. به جای توجه به جزئيات بر نتايج تمرکز کنيد. با اين کار به فرد امکان اعتماد به نفس و احتمال موفقيت بيشتر می‌دهد.
 با در نظر گرفتن پاداش‌های مالی، فرصت‌های رشد شغلی و به رسميت شناختن رسمی افراد، برای آنها انگيزه و تعهد جهت قبول مسووليت در ابزار تفويض اختيار ايجاد کنيد.
يادمان باشد گاهی حتی يک«سوپرمن» هم نياز به کمک و پشتيبانی دارد و هيچ‌گاه نبايد برای درخواست کمک از ديگران خجالت کشيد. بهتر است غرور را کنار گذاشته و تفويض اختيار به افراد با استعداد، نتايج درخشان اين اعتماد را ببينید.


منبع : دنیای اقتصاد

ارسال نظرات

userPhoto 3Neshaneh
جمع 7 + 2 چند است؟

ADVERTISING